Koliko ste puta sebi ili nekom drugom rekli takvu rečenicu? Ja jednom. Možda dvaput. Dnevno. :-) Uz i do 1800 E-mailova mjesečno, od kojih barem 1200 moram zbog prirode posla čuvati godinama, disciplinirano (neki bi rekli: opsesivno-kompulzivno :-) ) sortiranje u mape po raznim ključevima odavno je prestalo biti od pomoći. Srećom, otkrio sam MailTags kao alat koji mi pomaže s lakoćom postići novu dimenziju organiziranja svojih E-mail poruka.

Nezavisna mikro softverska kuća iz Montreala, Indev Software autor je ovog i drugih odličnih dodataka za OS X-ov standardni Mail.app. Nakon nekoliko mjeseci intenzivnog korištenja mogu bez pretjerivanja reći da Mail.app više ne mogu ni zamisliti bez njih.

MailTags je dodatak Mailu koji služi dodatnom klasificiranju i višestrukom označavanju primljenih i poslanih poruka, ali također ga oprema i potrebnom integracijom da podaci klasifikacije i označavanja budu potpuno pretraživi. Kao da to nije dovoljno, ovaj moćni plugin podržava i AppleScript, a u paketu dolazi i nekoliko primjera skripti.

MailTags još nema "službeno" izdanje za Mac OS 10.6 (odnosno Mail 4.2). Međutim, zadnje koje se nudi na stranicama autora, s oznakom "10.6 Compatibility Release 3 (build 611)", radi vrlo lijepo i stabilno pod Snježnim, kao i zadnja regularna verzija 2.3.1 pod "običnim" Leopardom.

Nakon instalacije, prvo što možemo primijetiti nakon ponovnog pokretanja Maila je pločica-privjesak (eng. tag) u kutu preview panela s tekstom poruke.

Klik na privjesak...

...otvara nam MailTags panel s desne strane

Svaku primljenu poruku možemo obilježiti na više načina. Meni je svakako najkorisnija mogućnost dodjele poruke određenom projektu, s obzirom da je to način na koji je moj posao i organiziran. Moguće je definirati proizvoljan broj projekata koje se onda bira iz padajućeg izbornika, ali isto tako i slobodno unijeti ime projekta bez da je prethodno unesen u predefiniranu listu. Nažalost, za razinu složenosti s kojom se suočavam, ovo nije ni približno dovoljno (da jest, to bi lako riješio organizacijom poruka u mape po projektima). Srećom, iduća mogućnost je ta koja ovu prethodnu savršeno upotpunjava – definiranje ključnih riječi. Kao i kod projekata, i ovdje je moguć izbor iz liste koju unaprijed definiramo ili slobodan unos. Glavna je razlika u tome što, dok je jednoj poruci moguće definirati samo jedan projekt kojem pripada (što je i logično), ključnih joj je riječi moguće definirati proizvoljan broj.

Na taj se način ključnim riječima može svaku poruku dodijeliti proizvoljnom broju grupa koji je našem poslu logičan za pretraživanje. Na primjer, u mom primjeru to može ovako izgledati:

1. s obzirom na vanjske kontakte na koje se odnosi poruka:

• klijenti
• dobavljači
• podizvoditelji
• partneri
• projektanti

2. s obzirom na tehnička rješenja o kojima se radi:

• vatrodojava
• videonadzor
• protuprovala
• kontrola pristupa

3. s obzirom na specifičnu aktivnost o kojoj se radi:

• predavanja
• projektiranje
• izvođenje
• interno
• ostalo
• privatno

To znači da svih 15 navedenih ključnih riječi mogu unaprijed definirati, a onda za svaku pristiglu poruku kvačicama odabirati koje se odnose na određenu poruku.

Već bi i samo to bilo dovoljno za mene da kupim MailTags, međutim njegove se mogućnosti ne zaustavljaju tu. Svakoj poruci moguće je dodijeliti jedan kritični datum (koji se naziva "Tickler" ili "Deadline", ovisno o verziji MailTagsa koji koristimo) i prioritet uz njega. Međutim, suprotno onom što bismo inutitivno očekivali, Mail nas neće na taj datum podsjetiti na ovu poruku (osim možda bojom, o čemu ćemo nešto kasnije). Ovaj datum je, međutim pretraživ – može se, kao i svi ostali MailTags elementi – postaviti kao kriterij filtriranja poruka u standardnoj "pametnoj mapi" (SmartMailboxu) kojeg Mail.app nudi. Na ovaj način možemo imati definiran određen broj pametnih mapa s kriterijima s obzirom na odnos "tickler" datuma i današnjeg datuma, kao npr: "Poruke na koje treba odgovoriti ovaj tjedan", "Poruke na koje treba odgovoriti do sutra", "Poruke na koje treba odgovoriti danas" i "Poruke na koje je već trebalo odgovoriti". Svaki dan će se sadržaj ovih pametnih mapa mijenjati, a mi ćemo vidjeti sve ono što nam je aktualno na jednom mjestu.

Siguran sam da svakom barem nekad treba aktivni podsjetnik na neku osobito važnu obavezu vezanu uz određenu poruku. MailTags omogućava izravno odatle definirati proizvoljan broj upisa u iCal, bilo kao "ToDo", bilo kao "Event" stavke, u bilo koji od već definiranih kalendara u iCalu, te za svaku od tih stavki, kako je to već uobičajeno u iCalu, jedan ili više alarma. Naravno, ne treba posebno napominjati da onda sve te upise naknadno iSync prebacuje u mobitel (osim ako imate iPhone ;-) ).

Osim svega toga, svakoj je poruci moguće dodijeliti i kratku zabilješku. Ja ovo obično koristim za bilješke o telefonskim ili drugim usmenim dogovorima nastavno na neku poruku. Osim toga, druga korisna primjena je ta da se može odabrati da ova bilješka (samo) u sadržaju mape (listi poruka) bude prikazana umjesto sadržaja subject polja. Meni je ovo osobito korisno za primljene fakseve, s obzirom da kod nas službene fakseve primaju faks serveri i prosljeđuju nam ih kao E-mailove. Pa tako, umjesto stotinjak mailova mjesečno koji za subject imaju nešto nečitko i nepretraživo poput:
FaxServerIP(3N): FaxID=123456, 26-11-2009, 18:22:24 (AAFAXS3)
mogu u mapi s porukama čitati nešto korisnije, kao npr.
Ponuda za izvođenje radova na objektu Hotel Tratinčica

Ovim se također koristim i kod poruka primljenih od ljudi koji misle da je "subject" polje suvišno pa u njega ne upisuju ništa ili pak opće tekstove tipa "pozdrav", "ponuda", "sastanak" i sl. :-)

Konačno, za one kojima je sve to skupa prekomplicirano, ili za one koji su više vizualni tipovi, ostaje klasično kolor-kodiranje – MailTags nudi nešto jednostavnije rješenje od standardno ugrađenog u Mail.app. Paletu sa sedam boja koje je moguće predefinirati. Boje se mogu uz poruku pridružiti na uobičajen način, ali MailTags ih može i zapisati u zaglavlje poruke, kao i ostale svoje podatke.

Sve opisane oznake moguće je dodijeliti i većem broju poruka odjednom. Jednostavno se prije dodjeljivanja odabere sve željene poruke (pomoću cmd-klik ili na bilo koji drugi način).

Podrška za boje seže i dalje od ručne dodjele – moguće je uključiti automatsko dodjeljivanje boja ovisno o projektu kojem poruka pripada, o prioritetu koji joj je dodijeljen, te o kritičnom datumu (dospijeva danas ili već kasni). Kako je u takvoj situaciji moguće da bi jedna te ista poruka trebala dobiti 3 ili čak 4 različite boje, moguće je odrediti i prioritet dodjele boja.

Upravljanje bojama poruke u MailTags

Tu, naravno, treba zapamtiti da je boja poruke samo vizualna pomoć – nije pretraživa, kao sve ostalo. A upravo je integracija s pretraživanjem kroz pametne mape najveća snaga MailTagsa. Osim onog najočitijeg – imati po jednu pametnu mapu za svaki projekt – moguće je, na primjer, imati pametnu mapu za kontakte s dobavljačima, partnerima, klijentima, pa i složenije, npr. sve poruke klijenata na određenom projektu koje imaju dodijeljene zadaće ("to do") koje još nisu obavljene.

Integracija MailTags u Smart Mailbox

Pa super! To je to, zar ne? Pa, zapravo ne. Ima još!

Sve što se može učiniti s primljenom porukom, može se učiniti i s onom koja se šalje. Naravno, ništa neočekivano. Međutim, ako je odlazna poruka odgovor na neku koja je već označena, ona će primiti te oznake automatski. MailTags oznake čuvaju se kao dodatni podaci u zaglavlju poruke. Ako tako korisnik odabere – bit će poslani skupa s porukom svim primateljima. Na taj način, ako primatelji također koriste MailTags, mogu automatski i preuzeti dodijeljene oznake. Kad primamo odgovor na našu poruku, čak i ako nam pošiljatelj nije poslao nikakve MailTags oznake, možemo, ako želimo, dolaznoj poruci automatski dodijeliti iste oznake kakve ima naša odlazna poruka na koju je ova odgovor.

Označavanje odlazne poruke

Konačno, ako koristimo IMAP protokol za pristup poslužitelju, MailTags može sve oznake prenijeti i u poruke spremljene na poslužitelju, pa čak i sinkronizirati ih ako poslužitelju pristupamo s različitih računala (pri čemu u MailTags podešenjima svako klijentsko računalo ima svoje ime).

MailActOn je dodatak usmjeren na jednostavnije izvođenje ugrađenih funkcija Maila, kao i onih koje Mailu dodaje MailTags, putem tipaka prečaca. Za razliku od MailTags, MailActOn nema posebnih problema s prijelazom na Mac OS 10.6 – nakon instalacije Snow Leoparda nastavio je raditi isto kao i prije.

MailActOn, dakle omogućava korištenje tipki prečaca koje je moguće i slobodno definirati. Osim toga, dodatno "popravlja" jedan mali nedostatak Maila. Možda nekom (kao meni) smeta što Mail.app već pri vrlo kratkom previewu označava poruku kao pročitanu. Očito je to smetalo i autoru, s obzirom da MailActOn omogućava podešavanje ovog mehanizma, na sličan način kako to funkcionira u MS Outlooku na Windowsima – kad se poruka prikaže u preview modu, može se označiti pročitanom odmah, nakon određenog vremena, ili uopće ne, osim kad pritisnemo space.

Podešenja MailActOna za pregledavanje poruka

No, primarna je funkcija ovog dodatka osigurati jednostavno i brzo sučelje za često korištene funkcije putem tipki prečaca. Po definiciji, koriste se funkcijske tipke, no sve je potpuno izmjenjivo, prema želji korisnika. Moguće je koristiti i normalne tipke (slova i brojke), s tim da onda one više prilikom pregleda foldera ne mogu imati osnovnu funkciju koju im dodjeljuje Mail.app (tipkanje nekog slova pozicionira se na prvu poruku čije prvo polje počinje tim slovom).

Podešavanje tipki prečaca

Moguće je definirati tipke za premiještanje ili kopiranje neke poruke u drugu mapu, za otvaranje neke mape te premiještanje u jednu od 10 unaprijed definiranih omiljenih mapa. Ako se na istom računalu istovremeno koristi i MailTags, tada je preko MailActOn moguće dodati ključnu riječ i dodijeliti poruku nekom projektu, bez otvaranja MailTags panela.

Međutim, svakako najkorisnije od svega je mogućnost definiranja MailActOn pravila (rules) koja ćemo pronaći grupirana zajedno sa standardnim Mail.app pravilima. Svakom definiranom pravilu dodjeljuje se tipka kako bi se moglo pozvati jednim pritiskom, na CTRL + dodijeljena tipka.

Definiranje MailActOn pravila

Definirana pravila, dakako, mogu biti znatno složenija od ovog jednostavnog primjera (trenutnu poruku označiti žutom bojom na pritisak CTRL+Y). Na primjer, za sve poruke dodijeljene projektu "visibaba" pristigle s adrese iz domene @klijent.hr nakon dana 31.02.2009. postavi kritični datum 29.11.2009.

Osobita vrijednost MailActOn je upravo to što podržava MailTags. Konkretno, ja koristim tipku "Q" za dodijeljivanje poruke projektu, nakon čega jednom od numeričkih tipaka odabirem jedan od trenutno aktualnih projekata. Na isti način je moguće dodijeljivati i ključne riječi, a i sve ostalo, putem MailActOn pravila. Maksimalna produktivnost, maksimalna ušteda vremena!

Prečaci za dodjeljivanje poruka projektima

Sve u svemu, može se bez sumnje reći da dečki iz InDev Softwarea rade odličan posao. Jasno, sve to što mogu njihovi dodaci za Mail.app, mogu i neki drugi kompletni E-mail programi. Ja sam, međutim, probao dosta njih kad sam prešao na Mac prije dvije godine i niti jedan mi nije sveukupno bolje "legao" od Mail.app. Upravo zato puno radije koristim njega s ovako odličnim dodacima, nego neko kompletno rješenje sa strane.

Na kraju priče – koliko košta? Nakon isteka tri tjedna testnog perioda, MailTags košta $29.95, a MailActOn $24.95. Zvuči dosta. Možda ipak previše (osobito uzmemo li u obzir koliko košta cijeli Snow Leopard!). To je ujedno i jedina ozbiljna zamjerka koju mogu naći ovim programima. Meni se, sa spomenutih 1200 E-mail poruka mjesečno, to ipak isplati. Mnogima, siguran sam – ne. No, očito je da autori niti ne ciljaju na široku publiku, nego na one kojima je E-mail komunikacija kritični dio svakodnevnog radnog procesa. Radi se, dakle, o profesionalnim alatima za profesionalnu uporabu. Jednako profesionalnim kao što je to bilo koji Adobeov, Autodeskov ili neki treći alat pa ih u tom svjetlu treba i promatrati. U tom svjetlu, ispunjavaju sve kriterije – pouzdani, brzi, stabilni, prilagodljivi. Čista petica!